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Gestão de voluntários para Organizações da Sociedade Civil: como organizar a sua?

A gestão de voluntários é um recurso importante para as OSCs (Organizações da Sociedade Civil) na resposta às necessidades sociais em comunidades vulneráveis. Além disso, é um mobilizador de causas por excelência

Através de programas de voluntariado, as organizações sociais conseguem ter mais força para desenvolver iniciativas de impacto positivo. No entanto, é necessário que a gestão da própria organização, assim como a gestão de voluntários esteja bem definida e seja adequada às suas necessidades. Dessa forma, as ações serão implementadas de forma correta e alcançarão os seus objetivos.

Como escolher o melhor modelo de estrutura organizacional para a sua OSC? Conheça as 4 principais opções


Gerir voluntários não é uma tarefa fácil e implica um esforço maior na administração de recursos e pessoas.

Se as grandes ONGs possuem já uma estrutura organizacional bem definida, existem ainda muitas instituições de pequena dimensão ou em início de vida. Nestes casos, têm uma gestão mais informal, flexível e com processos mais participativos. Nem sempre, estes modelos são os mais funcionais ou obtêm o melhor desempenho em projetos que exigem uma liderança clara e objetiva. É o caso dos programas de voluntariado. 

Antes de iniciar um projeto que envolve a gestão de outras pessoas, essas OSCs devem escolher o modelo de gestão que melhor se adapte às suas necessidades. Além disso, devem definir bem o papel e as responsabilidades de cada trabalhador. Dessa forma, cada problema que surgir será rapidamente ultrapassado e não se pede em burocracias ou na demora da falta de atribuição de um decisor. 

Veja a seguir alguns modelos para inspirar a gestão da sua OSC:

1. Modelo de Gestão Matricial

Trata-se de um modelo de estrutura horizontal em termos de relações, com uma maior distribuição decisória. É bastante utilizado pelas OSCs que trabalham em pequenas equipas, com elementos de várias áreas, na realização de projetos. Incentiva a uma maior participação e proximidade dos elementos e democratiza os processos dentro da organização.

Nesta organização existe dupla ou até múltipla subordinação, já que cada elemento responde ao responsável da sua área e, também, a quem lidera o grupo de trabalho, distribuindo poderes e responsabilidades.

2. Modelo de Gestão por Colegiado

Neste modelo, um grupo de gestores de diferentes áreas se reúnem, periodicamente, e tomam decisões em conjunto.

A organização é feita através de grupos de trabalho organizados de acordo com as necessidades de cada projeto, que recebem apoio de áreas de especialização sempre que seja preciso. Os grupos são liderados por um gestor do projeto e respondem aos responsáveis das suas áreas e à administração.

3. Modelo de Estrutura Linear de Responsabilidade

A organização deste modelo usa um sistema de comunicação em linhas cruzadas que apresenta todas as atividades de uma área e identifica os responsáveis por cada uma delas.

Este modelo revela as relações entre as várias atividades, as interações das diferentes áreas e as responsabilidades de cada membro, definindo bem o papel de cada um na organização da OSC. 

É uma estrutura mais simples e económica, comum em instituições pequenas sem grande diversificação de trabalho. 

4. Modelo de Gestão Tradicional

Este é o modelo mais tradicional com uma hierarquia rígida e a tomada de decisão concentrada no topo da estrutura.

Aqui as funções e responsabilidades estão bem definidas, as equipas funcionam por áreas e respondem ao responsável deste departamento. 

3 tendências em modelos estruturais 

Estruturas Flexíveis

Modelo com uma estrutura de trabalho mais flexível, com foco no empoderamento dos seus trabalhadores e na abertura para o diálogo transversal, a toda a estrutura. O estímulo à diversidade e criatividade é essencial para o seu sucesso.

Equipas Multifuncionais

Organização em equipas multifuncionais para alcançar soluções criativas e inovadoras, onde todos têm conhecimento e podem aceder ao trabalho dos outros elementos. Neste modelo, os trabalhadores têm uma visão abrangente da organização que lhes permite desenvolver projetos mais eficazes.

Softwares colaborativos

Um modelo de estrutura flexível, dividido por equipas multifuncionais, com grande interação entre os trabalhadores, que utiliza softwares colaborativos em nuvem.

Como escolher o melhor modelo de gestão de voluntários para a sua OSC

A primeira coisa que é necessário entender é que não existe um modelo certo ou errado. Cada organização deve escolher a estrutura que melhor se adapte às suas necessidades, tendo em conta o tamanho e cultura da organização.

Se a sua OSC valoriza a criatividade, deve adoptar uma hierarquia mais horizontal que propicie a participação e ambiente colaborativo. Já uma organização que dependa de processos de trabalho estruturados e regras, deve optar por uma estrutura vertical, mais rígida e com poder centralizado. 

As pequenas e médias empresas beneficiam com estruturas mais simples, de baixa hierarquia, nos níveis de gestão, enquanto as maiores precisam de processos mais estruturados e uma hierarquia que funcione do topo para baixo.

É possível adaptar as características de vários modelos num só, desde que se tenha em conta que o planeamento estratégico e a estrutura devem estar alinhados e perceber que quanto mais complexa fôr, mais difícil será compreender como funciona.

A comunicação interna é bastante importante dentro de qualquer organização. Assim o modelo que escolher não deve ter mais do que três níveis hierárquicos para evitar distorções da mensagem pelos diferentes patamares. Evite, também, cargos e funções que se sobreponham para que todos conheçam o papel que desempenham e as limitações das suas responsabilidades na OSC.

Por fim, é importante escolher pessoas para os cargos de chefia que saibam liderar e gerir, motivando os seus colaboradores a cumprirem os prazos e objetivos estabelecidos. Sem as pessoas corretas, nenhuma estrutura vai ter bom resultado.

O papel do gestor de voluntários e os tipos de liderança que pode adotar

A maioria das OSCs planeia e gere projetos com voluntários. Definir o papel do gestor neste processo e a forma como lidera, vai determinar o sucesso da iniciativa e o envolvimento de todas as partes.

O gestor é um elemento central na coordenação dos voluntários que deve incentivar uma relação de confiança, criar uma equipa coesa e motivá-la no seu trabalho de forma a gerar impacto positivo na comunidade

Tendo em conta a tendência de gestão colaborativa, que defende o sentimento de unidade, cooperação e participação igualitária com diversidade de pontos de vista, experiências e foco nos propósitos e objetivos definidos, o papel do gestor de voluntários inclui:

  • mobilizar pessoas para o trabalho voluntário; 
  • dar feedbacks constantes e individuais;
  • compartilhar com os voluntários informações e conhecimento de forma clara;
  • relembrar os voluntários do impacto do seu trabalho na sociedade;
  • oferecer recursos para a realização dos projetos;
  • procurar solucionar os conflitos que possam surgir no grupo, tentando perceber o que os originou para que não se repitam;
  • incentivar a relação de confiança entre os elementos;
  • fornecer diretrizes de forma objetiva;
  • reconhecer o mérito devido e agradecer o empenho dos voluntários, regularmente;
  • fazer avaliações regulares para medir o impacto gerado e realizar ajustes;

Alguns gestores preferem não seguir esta tendência mais participativa e optam por uma liderança mais hierarquicamente estruturada. Neste caso, têm mais controle sobre todos os aspetos do projeto, principalmente se for um grupo inexperiente que precise de uma direção mais forte e objetiva.  

Tipos de liderança: encontre aquela que mais combina com você

Liderança Liberal: o gestor tem uma participação mínima e quase não interfere ou comanda os trabalhos do grupo. Este estilo funciona bem quando os voluntários têm um grau de maturidade maior, já estão habituados àquele tipo de projetos, conhecem bem as suas funções e sabem lidar com os desafios que possam surgir. 

Liderança Autocrática: o gestor é o único decisor, os voluntários seguem as suas ordens e todos os detalhes do projeto têm que ser supervisionados por ele.

Liderança Democrática:  este líder toma decisões de forma participativa. O gestor atua como facilitador, mas as decisões acontecem em grupo.  

A gestão nas 6 fases dos programas de voluntariado

É importante começar por definir o que é o voluntariado. Segundo a lei portuguesa, é o conjunto de ações de interesse social e comunitário realizadas de forma desinteressada por pessoas, no âmbito de projetos, programas e outras formas de intervenção ao serviço dos indivíduos, das famílias e da comunidade desenvolvidos sem fins lucrativos por entidades públicas ou privadas.

Um programa de voluntariado inclui um conjunto de iniciativas planeadas para gerar impacto positivo numa determinada área, por via de trabalho voluntário.

Este tipo de programas desenvolve-se em 6 fases distintas, que vamos descrever de seguida:

1. Planeamento 

Primeiro é necessário perceber o que a organização pretende conseguir com este projeto, que objetivos quer alcançar e como planeia chegar a esses resultados. 

É importante definir a missão e estratégia que os voluntários devem seguir, a construção do programa e todos os procedimentos necessários para a sua concretização. Mesmo em tempos de pandemia é possível planear e divulgar as ações da sua OSC, sem comprometer o seu impacto.

2. Processo de recrutamento e seleção de voluntários

Nesta fase deve mobilizar para a causa e cativar o apoio de apoiantes e parceiros da OSC, através da divulgação do programa de voluntariado e oferecendo a possibilidade de se inscreverem nestas iniciativas. 

É, então, feita uma pré-seleção dos voluntários de acordo com as informações que disponibilizaram no formulário de inscrição e o gestor deve, posteriormente, fazer uma entrevista para perceber as suas motivações, experiência e competências, de forma a selecionar os melhores candidatos para as necessidades do programa de voluntariado. 

3. Preparação dos voluntários para as ações

Os voluntários devem conseguir desempenhar o seu papel da melhor forma possível. Para isso é importante investir na preparação, antes do programa iniciar. 

Os gestores devem realizar uma orientação inicial com conhecimentos básicos e práticos sobre a OSC, seguida de formações e treinos, onde se ensinam as competências necessárias às funções de cada voluntário.

Esta é uma boa fase para gerar um espírito de equipa e camaradagem entre o grupo e os seus gestores.

4. Supervisão dos voluntários

Os gestores devem acompanhar de perto o desempenho dos voluntários durante o programa. Isso deve ocorrer tanto a nível de execução de tarefas e alcance de objetivos, como a nível de bem-estar e integração nas atividades. Com isso, o objetivo é resolver qualquer problema ou conflito que possa existir.

5. Avaliação

A avaliação e comunicação dos resultados é fundamental para que as OSC possam dar o devido reconhecimento aos seus voluntários e compreender se a sua intervenção teve o impacto pretendido na sociedade. 

É, também, através da avaliação que será possível reajustar o trabalho voluntário ao longo do programa e perceber que aspectos precisam melhorar para o sucesso futuro.

6. Reconhecimento

Reconheça e valorize o time de voluntários pelo trabalho altruísta que realizam. É possível honrar as suas concretizações, agradecendo de forma sincera a sua colaboração sempre que possível. Isso pode ser feito oferecendo oportunidades de melhorarem as suas competências, entregando diplomas de participação, ou até, realizando uma entrega de prémios ou jantar convívio.

Dicas de boas práticas na gestão de voluntários

A gestão de voluntários requer bastante organização, competências interpessoais e liderança. Confira, aqui, algumas boas práticas que deve implementar:

  • Ter um cronograma com todas as ações a serem realizadas para ser mais fácil gerir os diferentes momentos e ter uma visão mais ampla do que foi feito e ainda está por fazer;
  • Estabelecer objetivos tangíveis para cada iniciativa do programa;
  • Ter reuniões periódicas com a OSC e voluntários para melhorar processos e resolver obstáculos;
  • Definir bem o papel de cada voluntário, os seus direitos e deveres durante o programa;
  • Utilizar ferramentas digitais de gestão de voluntários para facilitar todo o processo, desde o recrutamento até à medição de resultados;
  • Manter uma base de dados sobre os voluntários, as suas competências e motivações para conseguir estar em contacto e convidá-los para novas iniciativas;
  • Criar inquéritos de satisfação para perceber o que correu bem ou mal do ponto de vista dos voluntários e poder implementar melhorias;
  • Partilhar as iniciativas e resultados do programa nas redes sociais da sua OSC para dar a conhecer o que têm feito e cativar mais participantes;
  • Fazer parcerias com empresas que aplicam o voluntariado corporativo para expandir a rede de participantes ativos nos projetos da OSC.

Quer angariar mais voluntários para os projetos da sua organização social? Veja o nosso artigo Como conseguir mais voluntários para a sua ONG e perceba o que os motiva a ajudar e que estratégias podem ser implementadas para aumentar o número de voluntários.

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