Gestão de voluntários: 4 modelos a seguir + 6 etapas para acompanhar

Agestão de voluntários é um recurso importante para as OSCs (Organizações da Sociedade Civil) na resposta às necessidades sociais em comunidades vulneráveis. Além disso, é um mobilizador de causas por excelência.

Por meio de programas de voluntariado, as organizações sociais conseguem ter mais força para desenvolver iniciativas de impacto positivo.

No entanto, é necessário que a gestão da própria organização, assim como a gestão de voluntários, esteja bem definida e seja adequada às suas necessidades. Dessa forma, as ações serão implementadas de forma correta e alcançarão os seus objetivos.

Como escolher o melhor modelo de estrutura organizacional para a sua OSC? Conheça as 4 principais opções

Gerir voluntários não é uma tarefa fácil. Afinal, implica um esforço maior na administração de recursos e de pessoas.

Se as grandes ONGs contam com uma estrutura organizacional bem definida, ainda existem muitas instituições de pequena dimensão ou em início de vida. Nestes casos, têm uma gestão mais informal, flexível e com processos mais participativos. Nem sempre, estes modelos são os mais funcionais ou obtêm o melhor desempenho em projetos que exigem uma liderança clara e objetiva. É o caso dos programas de voluntariado.

Antes de iniciar um projeto que envolve a gestão de outras pessoas, essas OSCs devem escolher o modelo de gestão que melhor se adapte às suas necessidades. Além disso, devem definir bem o papel e as responsabilidades de cada trabalhador. Dessa forma, cada problema que surgir será rapidamente ultrapassado, superando obstáculos como burocracias ou demoras recorrentes da falta de atribuição de um decisor.

Veja a seguir alguns modelos para inspirar a gestão da sua OSC.

1. Modelo de Gestão Matricial

Trata-se de um modelo de estrutura horizontal em termos de relações, com uma maior distribuição decisória. É bastante utilizado pelas OSCs que trabalham em pequenas equipes, com elementos de várias áreas, na realização de projetos. Incentiva uma maior participação e proximidade dos elementos e democratiza os processos dentro da organização.

Neste modelo de gestão, existe dupla ou até múltipla subordinação, já que cada elemento responde ao responsável da sua área e, também, a quem lidera o grupo de trabalho, distribuindo poderes e responsabilidades.

2. Modelo de Gestão por Colegiado

Neste modelo, um grupo de gestores de diferentes áreas se reúne, periodicamente, e toma decisões em conjunto.

A organização é feita por meio de grupos de trabalho organizados de acordo com as necessidades de cada projeto, que recebem apoio de áreas de especialização sempre que seja preciso. Os grupos são liderados por um gestor do projeto e respondem aos responsáveis das suas áreas e à administração.

3. Modelo de Estrutura Linear de Responsabilidade

A organização deste modelo usa um sistema de comunicação em linhas cruzadas que apresenta todas as atividades de uma área e identifica os responsáveis por cada uma delas.

Este modelo revela as relações entre as várias atividades, as interações das diferentes áreas e as responsabilidades de cada membro, definindo bem o papel de cada um na organização da OSC.

É uma estrutura mais simples e econômica, comum em instituições pequenas sem grande diversificação de trabalho.

4. Modelo de Gestão Tradicional

Este é o modelo mais tradicional, com uma hierarquia rígida e a tomada de decisão concentrada no topo da estrutura.

Aqui, as funções e responsabilidades estão bem definidas, as equipes funcionam por áreas e respondem ao responsável deste departamento.

3 tendências em modelos estruturais

Estruturas Flexíveis

Modelo com uma estrutura de trabalho mais flexível, com foco no empoderamento dos seus trabalhadores e na abertura para o diálogo transversal a toda a estrutura. O estímulo à diversidade e criatividade é essencial para o seu sucesso.

Equipes Multifuncionais

Organização em equipes multifuncionais para alcançar soluções criativas e inovadoras, onde todos têm conhecimento e podem acessar o trabalho dos outros elementos. Neste modelo, os trabalhadores têm uma visão abrangente da organização que lhes permite desenvolver projetos mais eficazes.

Softwares colaborativos

Um modelo de estrutura flexível, dividido por equipes multifuncionais, com grande interação entre os trabalhadores, que utiliza softwares colaborativos em nuvem.

Como escolher o melhor modelo de gestão de voluntários para a sua OSC

A primeira coisa que é necessário entender é que não existe um modelo certo ou errado. Cada organização deve escolher a estrutura que melhor se adapte às suas necessidades, tendo em conta o tamanho e cultura da organização.

Se a sua OSC valoriza a criatividade, deve adotar uma hierarquia mais horizontal, que propicie a participação e ambiente colaborativo. Já uma organização que dependa de processos de trabalho estruturados e regras, deve optar por uma estrutura vertical, mais rígida e com poder centralizado.

As pequenas e médias empresas se beneficiam com estruturas mais simples, de baixa hierarquia nos níveis de gestão, enquanto as maiores precisam de processos mais estruturados e uma hierarquia que funcione do topo para baixo.

É possível adaptar as características de vários modelos em um só, desde que se tenha em conta que o planejamento estratégico e a estrutura devem estar alinhados. Também é necessário entender que quanto mais complexa for a estrutura de gestão, mais difícil será compreender como ela funciona.

A comunicação interna é bastante importante dentro de qualquer organização. Assim, o modelo que escolher não deve ter mais do que três níveis hierárquicos para evitar distorções da mensagem pelos diferentes patamares. Evite, também, cargos e funções que se sobreponham para que todos conheçam o papel que desempenham e as limitações das suas responsabilidades na OSC.

Por fim, é importante escolher pessoas para os cargos de chefia que saibam liderar e gerir, motivando os seus colaboradores a cumprirem os prazos e objetivos estabelecidos. Sem as pessoas corretas, nenhuma estrutura vai ter bom resultado.

O papel do gestor de voluntários e os tipos de liderança que pode adotar

A maioria das OSCs planeja e gere projetos com voluntários. Dessa forma, podemos dizer que, ao estabelecerem seu modelo de gestão, as organizações também estabelecem caminhos para guiar sua equipe de voluntários. Afinal, definir o papel do gestor neste processo e a forma como lidera, vai determinar o sucesso da iniciativa e o envolvimento de todas as partes.

O gestor é um elemento central na coordenação dos voluntários. Ele deve incentivar uma relação de confiança, criar uma equipe coesa e motivá-la no seu trabalho de forma a gerar impacto positivo na comunidade

Tendo em conta a tendência de gestão colaborativa, que defende o sentimento de unidade, cooperação e participação igualitária com diversidade de pontos de vista, experiências e foco nos propósitos e objetivos definidos, o papel do gestor de voluntários inclui:

mobilizar pessoas para o trabalho voluntário;
dar feedbacks constantes e individuais;
compartilhar com os voluntários informações e conhecimento de forma clara;
relembrar os voluntários do impacto do seu trabalho na sociedade;
oferecer recursos para a realização dos projetos;
solucionar os conflitos que possam surgir no grupo, tentando entender o que os originou para que não se repitam;
incentivar a relação de confiança entre os elementos;
fornecer diretrizes de forma objetiva;
reconhecer o mérito devido e agradecer o empenho dos voluntários regularmente;
fazer avaliações regulares para medir o impacto gerado e realizar ajustes.

Alguns gestores preferem não seguir esta tendência participativa e optam por uma liderança hierarquicamente estruturada. Neste caso, têm mais controle sobre todos os aspetos do projeto, principalmente se for um grupo inexperiente que precise de uma direção mais forte e objetiva.

Tipos de liderança: encontre aquela que mais combina com você

Liderança Liberal: o gestor tem uma participação mínima e quase não interfere ou comanda os trabalhos do grupo. Este estilo funciona bem quando os voluntários têm um grau de maturidade maior, já estão habituados àquele tipo de projetos, conhecem bem as suas funções e sabem lidar com os desafios que possam surgir.

Liderança Autocrática: o gestor é o único decisor, os voluntários seguem as suas ordens e todos os detalhes do projeto têm que ser supervisionados por ele.

Liderança Democrática: este líder toma decisões de forma participativa. O gestor atua como facilitador, mas as decisões acontecem em grupo.

Como fazer gestão de voluntários nas 6 fases dos programas?

É importante começar por definir o que é o voluntariado. Segundo a Organização das Nações Unidas, “voluntário é o jovem ou o adulto que, devido a seu interesse pessoal e ao seu espírito cívico, dedica parte do seu tempo, sem remuneração alguma, a diversas formas de atividades, organizadas ou não, de bem estar social, ou outros campos.”

Um programa de voluntariado inclui um conjunto de iniciativas planeadas para gerar impacto positivo numa determinada área, por via de trabalho voluntário.

Este tipo de programas desenvolve-se em 6 fases distintas, que vamos descrever de seguida:

1. Planjeamento

Primeiro, é necessário identificar o que a organização pretende conseguir com este projeto, que objetivos quer alcançar e como planeia chegar a esses resultados.

É importante definir a missão e estratégia que os voluntários devem seguir, a construção do programa e todos os procedimentos necessários para a sua concretização. Mesmo em tempos de pandemia é possível planear e divulgar as ações da sua OSC, sem comprometer o seu impacto.

2. Processo de recrutamento e seleção de voluntários

Nesta fase, deve mobilizar para a causa e cativar o apoio de apoiadores e parceiros da OSC, por meio da divulgação do programa de voluntariado e oferecendo a possibilidade de se inscreverem nestas iniciativas.

É, então, feita uma pré-seleção dos voluntários de acordo com as informações que disponibilizaram no formulário de inscrição. O gestor deve, posteriormente, fazer uma entrevista para entender as suas motivações, experiência e competências, de forma a selecionar os melhores candidatos para as necessidades do programa de voluntariado.

3. Preparação dos voluntários para as ações

Os voluntários devem conseguir desempenhar o seu papel da melhor forma possível. Para isso é importante investir na preparação, antes do programa iniciar.

Os gestores devem realizar uma orientação inicial com conhecimentos básicos e práticos sobre a OSC, seguida de formações e treinos, onde se ensinam as competências necessárias às funções de cada voluntário.

Esta é uma boa fase para gerar um espírito de equipe e estimular a colaboração entre o grupo e os seus gestores.

4. Supervisão dos voluntários

Os gestores devem acompanhar de perto o desempenho dos voluntários durante o programa. Isso deve ocorrer tanto durante a execução de tarefas e alcance de objetivos, como para promover seu bem-estar e integração nas atividades. Com isso, o objetivo é resolver qualquer problema ou conflito que possa existir.

5. Avaliação

A avaliação e a comunicação dos resultados são duas etapas fundamentais para que as OSC possam dar o devido reconhecimento aos seus voluntários e compreender se a sua intervenção teve o impacto pretendido na sociedade.

Também é por meio da avaliação que acontece o reajuste do trabalho voluntário ao longo do programa, identificando que aspectos precisam ser otimizados para o sucesso futuro.

6. Reconhecimento

Reconheça e valorize o time de voluntários pelo trabalho altruísta que realizam. É possível honrar as suas concretizações, agradecendo de forma sincera a sua colaboração sempre que possível. Isso pode ser feito oferecendo oportunidades de melhorarem as suas competências, entregando diplomas de participação, ou até, realizando uma entrega de prêmios ou um evento comemorativo.

Dicas de boas práticas na gestão de voluntários

A gestão de voluntários requer bastante organização, competências interpessoais e liderança. Confira aqui algumas boas práticas para implementar:

Ter um cronograma com todas as ações a serem realizadas para ser mais fácil gerir os diferentes momentos e ter uma visão mais ampla do que foi feito e ainda está por fazer;
Estabelecer objetivos tangíveis para cada iniciativa do programa;
Ter reuniões periódicas com a OSC e os voluntários para melhorar processos e resolver obstáculos;
Definir bem o papel de cada voluntário, os seus direitos e deveres durante o programa;
Utilizar ferramentas digitais de gestão de voluntários para facilitar todo o processo, desde o recrutamento até à mensuração de resultados;
Manter uma base de dados sobre os voluntários, as suas competências e motivações para conseguir manter contato e convidá-los para novas iniciativas;
Criar pesquisas de satisfação para coletar feedbacks do ponto de vista dos voluntários e implementar melhorias.
Compartilhar as iniciativas e resultados do programa nas redes sociais da sua OSC para dar a conhecer o que têm feito e cativar mais participantes;
Fazer parcerias com empresas que aplicam o voluntariado corporativo para expandir a rede de participantes ativos nos projetos da OSC.

Agora que você já tem todas as informações necessárias para investir na sua gestão de voluntários, é hora de se aprofundar mais no tema.

Atraia mais participantes para os projetos da sua organização social lendo o nosso artigo Como conseguir mais voluntários para a sua ONG e veja o que os motiva a ajudar e que estratégias podem ser implementadas para aumentar o número de voluntários.