Planeamento organizacional para ONGs: supere crises

A Pandemia de Covid-19 apanhou o mundo de surpresa e obrigou todos os sectores a uma paragem forçada e sem precedentes.

Se já era difícil para o sector social angariar fundos para as suas causas, com a pandemia esta tarefa tornou-se ainda mais complicada, já que durante meses todas as atividades e eventos de solidariedade foram cancelados e o aumento do desemprego e a incerteza quanto ao futuro, diminuíram o número de doações. Algumas ONGs tiveram mesmo que encerrar por não conseguirem comportar os custos.

Com uma depressão económica global a ameaçar os próximos anos é muito importante que as ONGs se preparem e planeiem estratégias para a sua sobrevivência.

Neste artigo vamos mostrar-lhe algumas formas de planear e divulgar as suas ações para conseguir angariar fundos durante e após a pandemia.

O que é o planeamento organizacional para ONGs

O planeamento organizacional para ONGs é uma ferramenta de gestão que ajuda a traçar metas e objetivos, define ações e estratégias para ajudar as causas sociais (como aumentar os fundos e apoiantes) e determina qual será o caminho para o futuro da organização.
Através deste planeamento é possível prever cenários futuros e adaptar a estratégia para atingir os objetivos.

Da mesma forma, ter um plano promove a harmonia na ONG e garante que todos estão comprometidos com o propósito e resultados definidos.

Porque é importante o planeamento organizacional para ONGs

Pensar no plano de comunicação ajuda a perceber como a ONG se vai organizar, posicionar, divulgar a sua causa e ações para alcançar apoiantes e parceiros. Isto é fundamental para o seu crescimento e visibilidade, mas em tempos de pandemia torna-se numa questão de sobrevivência.

Com tantas mudanças num curto espaço de tempo e um futuro sem certezas, só as ONGs que se reorganizarem e planearem cuidadosamente os seus próximos passos vão conseguir navegar pelas consequências desta pandemia e conseguir alcançar os seus objetivos.

É através do planeamento organizacional que as ONGs podem prever cenários, definir metas e elaborar estratégias e ações para as alcançar.

Além disso, é uma ferramenta que ajuda a:

Gerir de forma fácil e eficaz

As ONGs que fazem planeamento organizacional têm uma direção definida que ajuda os gestores nas tomadas de decisão. Com uma estratégia definida, é muito mais fácil gerir os recursos financeiros e humanos e decidir o que deve ser feito no dia-a-dia para se atingirem as metas traçadas.

Evitar perder tempo e dinheiro

Ter um plano delineado evita que se perca dinheiro em ações que não geram retorno e que os colaboradores e voluntários percam tempo em trabalhos desnecessários.

Manter um saldo financeiro positivo

O planeamento deve incluir a parte financeira para que os gastos sejam controlados e distribuídos de acordo com os objetivos traçados. Isso evita gastos ou investimentos irrefletidos que se podem revelar danosos e colocar em perigo o futuro e viabilidade da ONG.

Tipos de planeamento organizacional para ONGs

Um planeamento organizacional eficiente deve incluir todas as áreas da organização.

1. Estratégico

O planeamento que define os principais objetivos e o caminho que devem seguir para crescer e que analisa as oportunidades da ONG e o cenário em que está inserida. É um planeamento a longo prazo.

2. Tático

O planeamento tático define que estratégias, recursos humanos e financeiros vão ser usados para o alcançarem as metas a médio prazo.

3. Financeiro

O planeamento que organiza os recursos financeiros da ONG, onde é feito um diagnóstico da situação atual e são criadas novas estratégias e metas, tendo sempre em mente o controlo de custos. Este tipo de planeamento deve ser revisto periodicamente para que os gastos, investimentos e resultados estejam sempre alinhados para o sucesso da organização.

4. Operacional

O planeamento operacional coloca o plano em prática no dia-a-dia e define as tarefas, prazos e fluxo que devem seguir para que o trabalho seja eficiente e se atinjam os objetivos propostos. É um planeamento a curto prazo para todas as áreas da ONG e inclui a definição de tarefas, prazos e cronogramas para garantir uma execução eficiente de todas as atividades da empresa.

Dica de leitura: potencie o seu planeamento operacional com a estratégia Lean para organizações sociais!

Como planear ações de divulgação e angariação de recursos

Em tempos de Pandemia os desafios são maiores. Siga estas dicas para conseguir um planeamento organizacional para ONG de sucesso.

Preveja uma nova realidade

Antes de planear e delinear estratégias é importante fazer uma análise e ver o que mudou e como se devem adaptar a esta nova realidade. Pelas notícias que nos chegam do mundo, várias cidades que tentaram retomar as suas atividades tiveram que voltar atrás e adotar medidas mais exigentes para colmatar novos surtos de Covid-19. A possibilidade de surgirem novas vagas da doença é, ainda, uma realidade muito presente.

Quando a situação estiver mais estabilizada, não espere que tudo volte ao normal. Esta pandemia global é uma situação nova e inesperada e é impossível prever todos os seus efeitos. Alguns sectores serão mais afetados do que outros, mas nenhum ficará inócuo à passagem da Covid-19.

Adapte o seu produto

Nestes últimos meses, muitas empresas fecharam ou tiveram que adaptar os seus produtos e públicos a esta nova realidade para sobreviverem. É um bom momento para se adaptar ou criar algo novo e relevante para a sua ONG. Pode, por exemplo, vender vouchers de doações ou angariar fundos através de crowdfunding online para sobreviver a este momento.

Muitas ONGs concentraram os seus esforços no fabrico de máscaras sociais e passaram a vender os seus produtos online para continuarem a angariar fundos para as suas causas. No entanto, o mercado das máscaras pode deixar de fazer sentido a longo prazo e com as vendas concentradas em plataformas online, a existência de locais físicos para vender os seus produtos, pode, também, ser desnecessária.

Avalie o momento e qual o caminho que deve seguir para se adaptar, mas nenhuma decisão deve ser tomada de forma definitiva neste momento de grandes incertezas.

Não deixe de comunicar

Embora agora não seja possível realizar as ações e eventos solidários onde costumavam estar em contacto com o público, isso não significa que devem deixar de comunicar.

As redes sociais são uma forma simples e económica de manter o público interessado na sua causa, nas atividades que vai realizando online ou que implementará num momento de retoma à normalidade.

Aproveite para escutar e conhecer melhor o seu público e adaptar o seu tom ao momento. Este período de confinamento levou a uma introspeção e reavaliação de prioridades e muitas pessoas encaram, agora, a vida de uma nova forma e valorizam coisas diferentes.

Dica: Aproveite para ler as nossas 9 dicas de marketing para instituições!

Procure novos apoiantes e investidores

É importante manter-se conectado com quem apoia a sua causa, mas este momento pode ser vantajoso para procurar novos apoiantes e investidores. Procure novos leads e tente criar uma nova rede de contactos para direcionar as suas ações quando for possível voltar ao ativo.

Crie ações de marketing sensíveis ao momento

As campanhas de marketing são uma boa forma de mostrar que a sua ONG está no ativo e pronta a receber doações para as suas causas. Aposte em produtos e ações que sejam úteis e façam sentido no momento que atravessamos, principalmente se acontecerem durante a pandemia.

Estes são tempos difíceis, mas com planeamento organizacional a sua ONG estará preparada para ultrapassar todos os novos desafios.

Veja o vídeo do nosso webinar Angariação de fundos em tempos de crise para saber como aumentar os fundos para as suas causas.