Gestão Lean para organizações sociais
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Gestão Lean para organizações sociais: 6 estratégias para aplicar

Sabia que é possível usar os ensinamentos da Gestão Lean para organizações sociais? Os princípios, comumente atrelados à rotina das corporações, servem também para melhorar processos e diminuir custos e recursos.

Despertamos sua curiosidade sobre a adoção desta metodologia? Então este artigo é para você! Vamos explicar todos os benefícios da Gestão Lean para organizações sociais e indicar 6 estratégias que a sua instituição pode adotar para evitar desperdícios e recursos. 

Boa leitura!

O que é a Gestão Lean?

A Gestão Lean é um método implementado pela Toyota no fim da década de 50 na indústria automobilística. É focado no gerenciamento eficaz dos recursos disponíveis, na melhoria de processos, em evitar desperdícios e gerar valor para os seus stakeholders.

Nesta ideologia, o objetivo é cortar todos os custos desnecessários e, assim, aumentar as receitas. Para isso, a organização social deve adotar um fluxo de processos simplificados. Aqui, tudo o que não oferece valor ao produto ou serviço deve ser removido. Afinal, tem o potencial de desperdiçar recursos de tempo, dinheiro, matéria-prima, mão de obra, entre outros. 

Nos últimos anos, o conceito ganhou uma maior popularidade no mundo dos negócios com o surgimento do Lean Startup. Trata-se de um método difundido por Eric Ries e baseado na filosofia japonesa da Toyota. Ele segue os mesmos princípios de seu conceito-inspiração e é bastante utilizado para pensar e acelerar empresas em todo o mundo.

Veja, no vídeo abaixo, como Eric Ries apresenta sua metodologia. Ative as legendas automáticas em português acessando o menu “Configurações” no canto inferior direito da página.

Princípios da Gestão Lean

A Gestão Lean segue 5 princípios básicos:

  • Identificação de Valor: em primeiro lugar, é necessário perceber que solução o cliente precisa e está disposto a pagar. Todos os processos restantes que não trazem valor para esse produto ou serviço são considerados desperdícios.
  • Mapeamento da Cadeia de Valor: depois, é necessário descrever o fluxo de trabalho da empresa. Lembre-se de identificar as partes que geram valor e as que não geram— estas podem ser eliminadas.
  • Criação de Fluxo de Trabalho Contínuo: consiste em tornar o fluxo de trabalho dos seus colaboradores eficaz e sem bloqueio. Assim, tudo funciona de forma mais rápida e com menos esforço.
  • Criação de um Sistema de Puxar: neste sistema, o trabalho só é realizado (puxado) se existir necessidade no mercado. Isto permite otimizar os recursos e a mão de obra e não desperdiçar meios. 
  • Melhoria Contínua: com todos os pontos anteriores realizados, a gestão Lean já está implementada. No entanto, como não é um sistema estático e isolado, é necessário garantir a melhoria contínua dos processos e a resolução de qualquer problema que possa surgir.

Gestão Lean para organizações sociais: quais os benefícios?

Neste momento, você deve estar se perguntando sobre como pode utilizar a Gestão Lean para organizações sociais, certo?

A verdade é que a implementação das ideias da Gestão Lean na sua organização social vai trazer vários benefícios. Veja a lista abaixo com 3 vantagens de investir esforços na criação de uma OSC organizada:

  • Cortar custos: usar de forma mais eficiente os recursos captados para a sua causa significa gerar mais valor para os seus doadores e beneficiários. Se estiverem satisfeitos, eles também vão estar mais disponíveis para ajudar e compartilhar com mais pessoas o bem que realizam juntos. Assim, cortar custos, na verdade, vai gerar mais receitas para a sua organização social.
  • Melhorias no ambiente de trabalho: implementar as práticas da Gestão Lean na organização social não significa aumentar a produtividade em detrimento da qualidade de vida do seu time. Pelo contrário, apostar em um ambiente de trabalho positivo e digno em questões éticas e humanas vai reduzir o turnover na sua organização social e as baixas médicas por acidente de trabalho ou doença, para além de melhorar o engajamento dos funcionários.
  • Melhorias contínuas: otimizar continuamente os processos da sua organização social garante resultados cada vez melhores. Ao criar processos para identificar oportunidades e problemas a resolver, vai eliminar desperdícios em todas as suas áreas. É um ciclo contínuo e permanente de progresso. 

6 estratégias para aplicar a Gestão Lean para organizações sociais e evitar desperdícios

Agora que você já conhece os benefícios da Gestão Lean para organizações sociais, chegou o momento de a aplicar na sua rotina.

Esta ideologia pode ser implementada em todas as áreas que necessitam de intervenção, simplificando os processos e eliminando elementos supérfluos para o seu melhor desempenho.

Temos 6 estratégias que vão ajudar você a identificar os problemas para evitar desperdícios, tornando a sua OSC mais Lean:

1. Evite o trabalho duplicado

Quando fazemos o mesmo trabalho duas vezes, perdemos recursos e mão de obra. Isso acontece sempre que é necessário repetir uma tarefa ou corrigir um processo que não funcionou bem (repetir a execução de parte de um projeto devido a um planejamento inicial insuficiente ou a voluntários mal formados que não sabem dar resposta aos beneficiários da organização social). Este desperdício é um dos mais fáceis de se identificar e corrigir na origem para evitar duplicar o trabalho.

2. Não transporte nada além do necessário

O transporte de equipamentos, bens recolhidos, materiais de apoio ou outros objetos além do necessário é um desperdício de recursos, energia e trabalho dos seus colaboradores e voluntários. Por isso, analise o fluxo de trabalho, garantindo a disponibilidade e o armazenamento dos materiais no local mais adequado e eficiente em termos de utilização. Assim, é possível evitar perdas de tempo, dinheiro e recursos. 

Outro exemplo de desperdícios nesta área é o envio excessivo de e-mails, idas desnecessárias até a impressora, etc.

3. Reveja movimentações desnecessárias

Neste caso, o desperdício está relacionado com pessoas. É importante rever o deslocamento das equipes ou voluntários que precisam se movimentar entre diferentes espaços diariamente para arrecadar equipamentos, bens ou documentos necessários para desempenhar as suas funções.

Também pode ser considerado desperdício o colaborador ter que procurar, por exemplo, alimentos ou roupas em depósitos desorganizados. 

4. Otimize períodos de espera

Este desperdício acontece sempre que um equipamento, informação, pessoa ou material não está pronto para o uso e é necessário aguardar para cumprir as tarefas planejadas.

Alguns exemplos desta situação são:

  • documentos que aguardam assinaturas;
  • bens parados por falta de alguém que os entregue aos beneficiários;
  • funcionários preguiçosos e lentos no seu trabalho, etc.

 5. Aproveite o potencial intelectual da equipe

Existe um desperdício intelectual quando a sua OSC não consegue aproveitar devidamente os conhecimentos e capacidades dos colaboradores e voluntários. Isto acontece quando, por exemplo, se discutem soluções para problemas sociais apenas por membros da administração da empresa ou até especialistas no assunto, mas se ignora a opinião dos beneficiários que vivem esse problema. Outro exemplo são os colaboradores que trabalham durante anos, sem nunca sugerir melhorias para a rotina e para os processos da organização social.

Aproveitar o contributo das partes interessadas é importante para se conseguir chegar a soluções eficazes e duradouras, em vez de ter que voltar atrás quando se verificar que não funciona ou precisa de melhorias.

6. Elimine o processamento excessivo

O desperdício pode ocorrer também quando a OSC realiza operações ou processos além do que o beneficiário necessita. Algumas vezes, a ânsia por desenvolver a organização leva à criação de serviços que podem não ser verdadeiramente necessários para a sua causa ou funcionamento da instituição. Podemos verificar isso quando acontecem reuniões desnecessárias ou em excesso, ou lançamento duplicado de dados similares em diferentes departamentos.

Duas dicas extras para uma OSC Lean

Já está claro como você pode eliminar vários desperdícios dentro da sua organização social. Mas ainda temos mais duas dicas extra para compartilhar com você sobre Gestão Lean para organizações sociais:

  • Alie as iniciativas da sua OSC aos ODS (Objetivos de Desenvolvimento Sustentável) da ONU. Estas metas globais pré-definidas têm uma estratégia já bem planejada e estruturada, com uma medição de resultados eficaz. Utilize-as nas suas ações, em vez de desperdiçar tempo e recursos nesse planejamento. 
  • Use plataformas integradas para minimizar o desperdício intelectual e os processos excessivos. Em plataformas como a da esolidar, é possível centralizar informações e encurtar e otimizar o caminho entre a doação e a organização social, evitando repetições e desgaste entre as partes envolvidas. De forma rápida, fácil e eficiente, você pode lançar e gerir campanhas de crowdfunding e leilões solidários para arrecadar fundos para a sua causa do início ao fim, e com apenas um colaborador focado na gestão dessas tarefas.

Comece já este processo de mudança! Registre a sua organização social na plataforma esolidar e comece a utilizar ferramentas práticas, que lhe poupam tempo, recursos e custos para além de gerar impacto positivo na sociedade.

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